Kegunaan sistem perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan: analisis evaluatif penggunaan SAP dalam industri tekstil di Bangladesh
Author : Wai-Peng Wong, Vito Veneziano, Imran Mahmud
To link to this article: sagepub.co.uk/journalsPermissions.nav
Mengadaptasi dari jurnal yang berjudul "Usability of Enterprise Resource Planning software systems: an evaluative analysis of the use of SAP in the textile industry in Bangladesh"
Teknologi informasi (TI) semakin memainkan peran penting dalam mengelola proses bisnis di semua industri dan organisasi, tetapi manajer bisnis dan analis tampaknya meremehkan dampak kegunaan solusi TI pada proses dan orang-orang. Makalah ini berfokus pada kegunaan salah satu sistem perangkat lunak manajemen proses bisnis paling populer, SAP, yang hadir sebagai solusi terintegrasi yang menggabungkan fungsi dan proses bisnis utama dari suatu organisasi. Makalah ini secara kritis menganalisis masalah terkait dan implikasi menggunakan Skala Kegunaan Sistem (SUS) dan wawancara semi-terstruktur. Beberapa pertimbangan dan saran diambil dalam hal memikirkan kembali dan mengejar kegunaan dalam pelatihan ketika diterapkan pada Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) dan sistem lain yang mendukung manajemen proses bisnis.
PENGANTAR
Penggunaan teknologi informasi (TI) dalam manajemen bisnis berkembang pesat. Sistem perangkat lunak yang canggih sekarang tersedia dalam jumlah yang lebih besar untuk mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengendalikan aktivitas bisnis dan kinerja secara keseluruhan. Ini terutama dibutuhkan oleh organisasi untuk memproses sejumlah besar informasi dalam lingkungan kerja yang kompleks dan biasanya terdistribusi, dan di antara berbagai macam tugas mulai dari mengumpulkan intelijen bisnis hingga mengelola sistem kritis keselamatan.
Kriteria pengukuran kegunaan untuk ERP
Metode yang digunakan untuk menilai kegunaan sistem ERP biasanya survei (Amoako-Gyampah dan Salam, 2004; Amoako-Gyampah, 2007; Calisir dan Calisir, 2004), wawancara pengguna (Topi et al, 2005), dan evaluasi ahli (Akash Singh, 2009). Oja dan Lucas (2010) berkomentar bahwa '' sementara studi tersebut telah memberikan data berharga dan wawasan menarik ke dalam kegunaan sistem ERP secara umum, temuan biasanya terbatas pada tingkat abstrak, menghilangkan aplikasi praktis mereka untuk meningkatkan kegunaan ''.
Kriteria kegunaan ERP pertama yang diajukan oleh Singh dan Wesson (2009), adalah navigasi. Navigasi telah dilaporkan sebagai masalah desain dalam beberapa penelitian (Calisir dan Calisir 2004; Topi et al. 2005; Singh dan Wesson 2009). Heuristik terkait, Navigasi dan Akses ke Informasi, yang diusulkan oleh Singh dan Wesson (2009) bertujuan untuk menentukan kemampuan sistem untuk mengidentifikasi dan mengakses informasi, menu, laporan, opsi, dan elemen yang sesuai secara akurat dan efektif. Desain antarmuka sistem ERP harus memungkinkan navigasi yang mudah di antara modul-modul yang berbeda (Calisir dan Calisir, 2004). Namun, masalah navigasi telah diidentifikasi sebagai salah satu hambatan utama yang mencegah sistem ERP memberikan manfaat potensial bagi organisasi (Matthews, 2008). Sebuah studi oleh Maurizio dan Rosemann (2005) tentang penggunaan langsung SAP dalam pendidikan melaporkan beberapa masalah dengan navigasi di antarmuka pengguna.
Kriteria kedua yang dikemukakan oleh Singh dan Wesson (2009) adalah presentasi dan heuristik terkaitnya adalah Presentation of Screen and Output, yang bertujuan untuk menentukan kesesuaian layout menu, kotak dialog, kontrol dan informasi pada layar untuk pemasukan dan keluaran data. generasi. Masalah yang diidentifikasi dalam studi kegunaan sistem ERP yang berkaitan dengan presentasi termasuk masalah dalam kompleksitas tampilan layar dan pemahaman serta interpretasi keluaran dari sistem ERP. Studi yang melibatkan evaluasi presentasi sistem ERP termasuk Singh dan Wesson (2009) dan Costa (2010) dalam industri, dan Scholtz et al (2010a) dalam pendidikan.
Diskusi
Model kualitas perangkat lunak, FCM (Factor Criteria Metrics), yang diusulkan oleh McCall et al. (1977), berfokus pada tiga kriteria yang diterapkan hanya pada faktor kegunaan yang ditemukan dalam karakteristik kualitas perangkat lunak. Ketiga kriteria tersebut adalah: operabilitas, pelatihan dan komunikatif.
Operabilitas dikaitkan dengan upaya pengguna untuk operasi dan kontrol operasi (misalnya dukungan mouse dan perintah makro) (Stefani dan Xenos, 2001), yang dapat diterapkan dalam pengujian kegunaan SAP kami. Pelatihan dikaitkan dengan upaya yang diperlukan untuk mengajarkan penggunaan perangkat lunak kepada pengguna, sedangkan komunikatif dikaitkan dengan keefektifan perangkat lunak untuk mengkomunikasikan kepada pengguna tujuan yang telah dikembangkan dan metode penggunaannya.
Struktur pelatihan
Interpretasi kami tentang tema kedua yang awalnya disarankan oleh Carlshamre (2001), adalah tentang meningkatkan kegunaan proyek ERP melalui pelatihan pengguna. Ini dianggap sebagai proses ganda yang terjadi ke dan dari pengguna selama proses implementasi sistem. Oleh karena itu, pengguna tidak dilihat hanya sebagai penerima pelatihan yang pasif.
Dalam mempertimbangkan persyaratan untuk pelatihan yang efektif, rekomendasi penulis adalah:
Rencanakan pelatihan terlebih dahulu dan pastikan pelatihan awal diberikan bersamaan dan bukan setelah implementasi sistem yang sebenarnya. Pastikan keterlibatan pelatihan tidak terbatas pada pengguna akhir, tetapi juga diperluas ke pengembang, agar mereka mendapatkan wawasan lebih lanjut tentang bagaimana sistem akan digunakan dan bagaimana itu harus dikembangkan.
Mempertimbangkan pelatihan sebagai proses komunikasi dengan saluran terbuka dari pengguna ke pengembang, dan memastikan bahwa pengguna disadarkan sepenuhnya, dengan harapan pengguna akan mulai merasa diri mereka sebagai aktor yang bertanggung jawab dan bukan sekadar penerima pasif dari keputusan yang dibuat oleh orang lain. Desain yang berpusat pada pengguna harus diupayakan dengan menerapkan saluran komunikasi terbuka.
Alokasikan anggaran yang sesuai untuk pelatihan. Biaya harus digabungkan dengan total anggaran untuk implementasi perangkat lunak terutama jika itu adalah organisasi besar yang ingin menerapkan ERP. Program kesadaran dan pelatihan harus diperluas ke manajemen puncak dan oleh karena itu biaya tambahan harus diperhitungkan. (Esteves et al., 2002, Esteves dan Boho´rquez, 2007).
Pastikan bahwa pelatihan mencakup HCI sistem dan keseluruhan proses dan prosedur bisnis yang dipengaruhi secara langsung oleh pengenalan sistem baru. Pengguna harus memetakan bahasa perintah sistem terhadap kata-kata kunci proses bisnis untuk membuat kamus umum untuk semua anggota organisasi.
Pastikan bahwa pengguna berkomitmen dan terlibat dalam pelatihan. Karyawan harus dibuat untuk merasakan relevansi kebutuhan pelatihan dengan pekerjaan mereka serta kepuasan pribadi dan profesional mereka. Mereka juga harus dapat mengidentifikasi tujuan dan manfaat pelatihan untuk memfasilitasi kontribusi mereka terhadap proses pelatihan ERP.
Sesuaikan penyampaian pelatihan tentang keterampilan dan kompetensi pengguna. Pelatihan harus diberikan untuk mengembangkan kompetensi individu. Dalam sebuah organisasi, pelatihan ERP dapat disampaikan ke beberapa kelompok yang terdiri dari personel manajerial, pengguna kunci, pengguna akhir, dan pelatih. Pengembang dan pemangku kepentingan lain yang mungkin mendapat manfaat juga harus dilatih meskipun mereka tidak berinteraksi langsung dengan sistem baru.
Jadwalkan pelatihan secara paralel dengan implementasi. Penting untuk menyinkronkan pelatihan kegunaan yang sesuai dan kritis selama implementasi. Ini akan membutuhkan garis besar dokumentasi yang tepat yang mencantumkan prosedur pelatihan dan menjelaskan fitur interaktif yang akan mendukung perubahan.
Comments